Dass ich digitale Ordnungshelfer liebe, ist dir bestimmt schon aufgefallen. Eines meiner liebsten Funktionen ist der synchronisierte Kalender, der sowohl unseren zentral gepflegten Familienkalender im E-Mail-Programm Outlook pflegt, als auch die Termine darin mit den Smartphones meines Mannes und mir synchronisiert.

Lange Zeit hatten wir parallel dazu einen Familienkalender aus Papier mit mehreren Spalten, der zentral in unserem Wohnungsflur an der Wand hing. Dumm nur, dass wir immer hinterher hinkten, was das Aktualisieren der Termine angeht. Außerdem hat mich gestört, dass wir Termine immer sowohl im Handy, als auch zuhause im Terminkalender eintragen mussten. Also wechselten wir irgendwann komplett zur digitalen Lösung. Das iPhone haben wir sowieso immer dabei und können so jederzeit nachsehen, welche Termine am Tag anstehen.

So funktioniert der digitale Familienkalender  für MS Outlook + iPhones iOS

  • Richte Microsoft Outlook auf deinem Rechner ein und trage Termine in deinen Kalender ein.
    Wenn du die Termine noch auf einem anderen Rechner (z.B. dem Laptop in der Arbeit oder dem deines Partners) sehen willst, dann sende dir alle entsprechenden Termine an die entsprechende zweite E-Mail-Adresse. So kannst du sie auch ohne Microsoft ExChange in anderen Kalendern von Outlook übertragen.
  • Richte itunes auf deinem Rechner ein und wähle die Einstellungen so, dass du den Kalender von Outlook mit deinem iPhone synchronisierst, sobald du das iPhone an den Rechner anschließt.
  • Alternativ kannst du dein iPhone auch ohne Kabel via iCloud mit Outlook synchronisieren, sobald dein Rechner an ist. Meiner Erfahrung nach funktioniert das aber nur sehr Lückenhaft, weshalb ich mich dazu entschlossen habe, alle zwei, drei Tage manuell zu synchronisieren.

Eleganter wäre es, alle Daten mit dem MS ExChange-Server automatisch zu synchronisieren. Darüber könnte man auch den kompletten eigenen Kalender mit anderen Teilen. Das ist mir allerdings im Moment als Privatmensch etwas zu teuer, denn hier ist man etwa mit 10 €/Monat dabei. Oder kennst du zufällig noch eine elegantere Möglichkeit zum automatischen Synchronisieren, die wirklich funktioniert?

Synchronisierung von Kalendern bei Android, GMail, Thunderbird und iOS

  1. Du nutzt Outlook mit Android-Handys? Hier habe ich eine ganz gute Anleitung zum Synchronisieren gefunden: Link
  2. Du nutzt Googlemail mit Android? Dann hier entlang: Link
  3. Google Kalender + iOS/iPhone: Link
  4. IPhone + Thunderbird Kalender: Link

Weitere Tipps zur Organisation des Familienkalenders

Für maximalen Durchblick bei unseren Terminen haben wir in Outlook mehrere Kalender eingerichtet. Je nachdem, welche Termine ich gerade ansehen will, klicke ich auch mal einen davon weg. Unsere Kalender:

  • Familienkalender
  • Redaktionsplan Blog
  • Geburtstage Freunde und Familie
  • Menüplan

Die einzelnen Termine haben außerdem einen Farbcode, so dass wir sofort sehen, um welche Art von Termin es sich handelt. Farbcodes eignen sich auch Prima, um die Zuordnung von Terminen zu verschiedenen Familienkalendern hervorzuheben. Hier ein paar Beispiele.

  • Rot: Geburtstage
  • Grün: Job Mann
  • Pink: Job Frau
  • Blau: Gemeinsame Termine mit den Kindern
  • Orange: Termine Frau + Kinder
  • Türkis: Termine Mann + Kinder

Was kann ein Digitaler Kalender alles leisten?

Unser Kalender erinnert uns daran, den Gelben Sack rauszustellen und keinen Arzttermin zu verpassen. Auch die Geburtstage unserer Freunde sind alle darin als Serientermin notiert, der sich jährlich wiederholt. Aber Achtung: Beim Anlegen von Geburtstagen achte unbedingt darauf, dass sie sich jedes Jahr am gleichen Datum wiederholen und nicht am gleichen Wochentag. Diesen Fehler habe ich am Anfang mehrmals gemacht und dann meiner guten Freundin zwei mal hintereinander einen Tag zu spät gratuliert.

Welche Informationen kann man bei einem Termin abspeichern?

Sehr praktisch ist, dass man pro Termin nicht nur Titel, Ort und Uhrzeit angeben kann, sondern auch ein Freitextfeld füllen kann. Hier notiere ich dann noch weitere Informationen, die ich am Tag des Termins benötige. Z.B. ein Link mit der Wegbeschreibung den ich mir kurz vor dem Termin  noch mal am Handy aufrufen kannnn, ein Foto oder weitere Informationen zu meinem Gesprächspartner, die zu lang für das Titelfeld gewesen wären.

Alles schön und gut. Aber du pflegst deine Familientermine doch lieber (zusätzlich) in Papierform? Kein Problem, das verstehe ich gut. Schließlich ist jeder anders. Hier findest du ein Pinterest-Board mit schönen Ideen für selbstgemachte und gekaufte Familienkalender aus Papier:

Folge Julias Pinnwand „Familienkalender“ auf Pinterest.

Dieser Artikel erscheint in der Reihe 8 clevere Ideen für mehr Ordnung am PC. Im letzten Beitrag ging es um das Speichern von Websitelinks mit Pocket.  Beim nächsten Mal widme ich mich hier dem Thema Digitale Notizbücher.

Und jetzt du: Wie verwaltest du deine privaten Termine für dich und deine Familienangehörigen?

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