Ohne mein Smartphone würde ich ganz schön alt aussehen. Dort habe ich nämlich sämtliche E-Mail-Konten eingebunden, unseren Familienkalender und das digitale Adressbuch – also alle geschäftlichen und privaten Kontakte gespeichert. Das ist super praktisch, wenn man unterwegs mal eine ganz bestimmte Telefonnummer braucht oder im Urlaub beschließt, ganz old fashioned Grußpostkarten zu verschicken. Irgendwann in einem der letzten Jobs bekam ich ein iPhone als Firmenhandy und dann kam auch noch ein iPad dazu. Dadurch wurde ich zum Apple-Anhänger, was die mobilen Geräte betrifft. Wenn man sich einmal daran gewöhnt hat, ist es schwer, wieder umzusteigen. Also blieb ich dabei und mittlerweile ist auch mein Mann auf Apple umgestiegen. Zumindest macht es das Synchronisieren leichter und wir sind damit immer alle auf dem gleichen Stand, was den Kalender, Kontakte und To Do-Listen angeht.

Heute möchte ich dir ans Herz legen, eine zentrale Stelle zu wählen, an der alle deine Kontakte gespeichert sind. Bei uns ist es das E-Mail-Programm Outlook, weil das so schön praktisch ist und Platz bietet für alle relevanten Informationen:
• Name
• E-Mail-Adresse(n)
• Telefonnummer(n)
• Private und geschäftliche Postadresse
• Geburtstag (mit Erinnerungsfunktion)
• Notizfeld

Wer mag, kann natürlich auch jedes andere kostenlose E-Mail-Programm (wie z.B. Thunderbird von Mozilla) dafür nutzen. Ob sich das allerdings mit mobilen Geräten synchronisieren lässt, weiß ich nicht.

Das genau ist nämlich für mich der Clou. Es nutzt mir nichts, wenn diese Daten ausschließlich auf meinem Rechner zuhause liegen. Ich habe also unsere Smartphones mit Outlook verbunden und synchronisiere regelmäßig die Daten des Adressbuchs. Das geht automatisch via iCloud, was bei mir allerdings nicht immer fehlerfrei funktionierte. Also hänge ich das iPhone alle paar Tage per Kabel an den Rechner und synchronisiere direkt mit itunes. Als Apple-Nutzer kennst du das wahrscheinlich sowieso. Falls nicht, gibt es hier eine ganz gute Anleitung dazu.

Seit wir dieses System nutzen, hebe ich Visitenkarten aus Papier nicht mehr auf. Ich speichere sie direkt in Outlook ab. Einmal pro Woche mache ich ein Backup meiner Outlook-Postfächer und des Adressbuchs auf einer externen Festplatte – so fühle ich mich relativ sicher, dass meine Daten nicht verloren gehen. Zur Not (falls Notebook und externe Festplatte zerstört werden würden) habe ich die Daten ja noch auf meinem Smartphone und dem meines Mannes.

Auch das Adressbuch in meinem Filofax, den ich gerne zur Aufgabenplanung nutze, habe ich entfernt. Mir reicht es vollkommen, alle Adressdaten digital zu verwalten. Was ich außerdem super finde: Mein Kalender erinnert mich automatisch an alle Geburtstage, so dass ich sie weniger oft vergesse. Hierzu hat meine Ordnungs-Blogger-Kollegin Meike übrigens letztens ein ganz gutes Video veröffentlicht. Wenn ich neue Menschen kennen lerne, frage ich sie gleich per E-Mail nach ihren vollständigen Kontaktdaten, so dass ich später, wenn ich z.B. mal spontan eine Urlaubskarte schreiben will, nicht noch mal nachfragen muss.

So – das war unser Weg, um Kontakte digital zu speichern und zu synchronisieren. Wie hältst du es mit deinem Adressbuch? Hast du eines aus Papier oder speicherst du alles im Handy? Nutzt du eventuell ein Leporello mit Visitenkarten? Machst du Unterschiede bei der Verwaltung privater und geschäftlicher Adressen?

Dieser Artikel erscheint in der Reihe 8 clevere Ideen für mehr Ordnung am PC. Im letzten Beitrag ging es um effektives Bearbeiten von E-Mails.  Beim nächsten Mal widme ich mich hier dem Thema „Interessante Links aus dem Netz für später speichern“.

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