Ok, ich gebe zu: Wenn du dich zum ersten Mal an die Aufgabe „Rechner aufräumen“ machst, brauchst du schon ein klitzeklein wenig länger als 30 Minuten. Aber wenn du die folgenden Schritte einmal für dich durchdacht und einmalig umgesetzt hast, reicht dir die halbe Stunde, um die Ordnung am Rechner wieder einziehen zu lassen, versprochen.

Hier meine Tipps für dich, die du garantiert auch ohne Technik-Kenntnisse schnell und einfach umsetzen kannst. Am Ende dieses Artikels findest du noch eine Checkliste zum Download, die alles Wichtige zusammenfasst.

1. Nutze ein E-Mail-Programm für vollen Überblick

Installiere dir an deinem PC oder Mac ein E-Mail-Programm. Solche gibt es gegen Geld (Outlook von Microsoft im Office-Paket) oder kostenlos (z.B. Mozilla Thunderbird für PC, Mail für Apple). Ich selbst benutze seit Jahren Outlook, weil ich das aus dem Job so gewohnt war und seine Funktionen und Erweiterungen sehr schätze. Thunderbird ist aber genauso gut möglich, sieht einfach nur anders aus. Im Folgenden spreche ich der Einfachheit halber von „Outlook“ – meine aber ein beliebiges E-Mail-Programm.
Warum empfehle ich dir das? Wenn du E-Mails in einem E-Mail-Programm auf deinem Rechner verwaltest, wird dein Online-Speicher (z.B. bei web.de oder gmx) nie zu voll. Egal von welchem Provider – du kannst alle E-Mail-Konten in einem Verwaltungsprogramm einbinden und benutzen. Außerdem kannst du die E-Mails nach Projekten oder Themen ordnen, so dass du immer den Überblick hast, wo eine bestimmte E-Mail zu finden ist. Du löscht damit alte E-Mails nicht mehr, sondern bewahrst alle relevanten auf. Z.B. alle E-Mails für deine Hochzeitsplanung, dein Ehrenamt, deinen Verein, deinen Job oder die deiner Familie. Die Suchfunktion von Outlook o.Ä. ist außerdem sehr gut, so dass du höchstwahrscheinlich die E-Mails sehr schnell findest, die du brauchst.
Ein weiterer Vorteil: Outlook hat sowohl einen digitalen Kalender, ein Adress-Verwaltungstool als auch eine Funktion für Notizen bzw. Aufgaben. Und kannst Outlook auch mit digitalen Notizbüchern z.B. MS OneNote verknüpfen – dazu mehr in einem weiteren Blogpost dieser Serie. Klar bietet Googlemail u. Andere ähnliche Funktionen. Aber dort liegen die Daten bei Google und nicht auf deiner Festplatte. Nutzt du ein E-Mail-Verwaltungsprogramm, hast du den vollen Überblick und die Kontrolle über deine Informationen.

Zusatz-Tipp: Erstelle regelmäßig ein (doppeltes) Backup deiner wichtigen Mails oder des ganzen Postfachs via Outlook, um keine Mails zu verlieren, sollte dein Rechner einmal den Geist aufgeben. Wie das geht, hängt von deinem E-Mail-Programm und der jeweiligen Version ab. Im Zweifel hilft dir hier Dr. Google weiter.

2. Sorge regelmäßig für einen leerer Posteingang

Das beste E-Mail-Programm nutzt dir nichts, wenn dein Postfach überquillt und dir der Überblick fehlt, welche E-Mails noch zu beantworten sind bzw. unerledigte Aufgaben darin warten. Mein Ordnungstipp: Versuche jeden Abend alle E-Mails, die Aufgaben enthalten in eine To Do-Liste zu überführen und leere deinen Posteingang. Damit startest du unbelastet und frisch in den neuen (Arbeits-)Tag. Das fühlt sich gleich viel leichter an. Noch mehr Tipps zu diesem Thema gebe ich dir im zweiten Blogpost dieser Serie „Zero Inbox“, der kommende Woche hier erscheint.

3. Erstelle eine sinnvolle Ordnerstruktur am Rechner

Wenn du den Überblick über alle Inhalte deines Rechners behalten willst, musst du eine sinnvolle Ordnerstruktur dafür anlegen. Ein Beispiel für eine solche Struktur kannst du z.B. hier in meinem Post zum Thema „Rechner aufräumen“ nachlesen.

Überlege, was für dich und deine Lebenssituation wichtig ist und welche Dokumente du immer wieder benötigst. Das könnten z.B. Informationen und Daten zu deiner Steuererklärung sein oder eine Übersicht aller Versicherungen, die du abgeschlossen hast. Oder du bist leidenschaftliche Hobby-Schneiderin und brauchst eine gute Struktur für Nähanleitungen und Schnitte. Wahrscheinlich hast du auch digitale Fotos, die du gut ordnen willst. Eine Beispiel-Struktur für Fotos findest du in diesem Artikel.

Warum ist das wichtig?
Nur wenn du den Überblick über deine Dateien hast, findest du sie wieder. Gehe regelmäßig durch die Dateien deines Rechners und überlege, welche davon inzwischen nicht mehr relevant sind und nur unnötig Speicherplatz benötigen. Überflüssige Dateien und unscharfe Fotos solltest du regelmäßig löschen.

4. Erstelle automatische Backups

Eine sinnvolle Ordnerstruktur hast du nun angelegt. Aber was ist, wenn deine Festplatte einmal den Geist aufgibt? Ich hoffe, du bist dann vorbereitet und hast ein Backup deiner Dateien erstellt. Das geht automatisch oder von Hand und du brauchst dafür entweder eine zweite (ähnlich große) Festplatte in deinem Rechner oder du speicherst in der Cloud (z.B. Dropbox oder eigene private Cloud) – mehr dazu im letzten Artikel dieser Serie. Eine Anleitung für automatische Backups kann ich dir leider nicht generell geben, da sie ganz davon abhängt, welches Betriebssystem dein Rechner nutzt. Ein paar nützliche Links habe ich dir hier zusammengestellt:

Automatische Backups mit
– WIN7: Link zur Netzwelt
– WIN8: Link zu Chip
– Apple: Link zu Apple
– Apple iPhone, iPad etc.: Link über itunes
– Dell Backup und Recovery System: Eigene Software bei Dell-Rechnern, die beim Backup-Plan unterstützt

5. Speichere regelmäßig deine Digitalfotos

Egal ob du Fotos vom Smartphone über die Cloud synchronisierst oder einmal pro Monat dein Handy an den Rechner an stöpselst: Sichere deine Fotos! Hast du schon mal jemanden kennengelernt, der Monate oder Jahre an Kinderfotos verloren hat? Ich schon. Die Trauer darüber kann wirklich groß sein und so rate ich dir dringend zu einem weiteren Termin in deinem Kalender, der dich daran erinnere.
Lade Fotos und Videos von der Digitalkamera auf deinen Rechner. Synchronisiere die Smartphones deines Partners und dir und speichere alle Fotos auf dem Rechner. Sorge dann für ein doppeltes Backup aller Fotos auf einer externen Festplatte oder in der Cloud. Es wäre doch traurig, alle Fotos zu verlieren, nur weil dein PC kaputt gegangen ist.

6. Räume deinen Desktop auf

Legst du auch gerne mal schnell Fotos oder Dateien auf dem Desktop ab, weil du gerade nicht weißt, wohin damit? Sei beruhigt, das tue ich auch. Einmal pro Woche räume ich meinen Desktop dann wieder auf, weil mich das Durcheinander im Sichtfeld stört. Außerdem finde ich dann die entsprechenden Dateien wieder und muss nicht unnötig lange danach suchen. Wenn du das regelmäßig tust, geht es auch wirklich schnell!

7. Virenscanner aktuell? Regelmäßiger Systemcheck einplanen

Du willst, dass dein Rechner einwandfrei arbeitet und nicht von einem Trojaner oder Virus befallen wird? Dann sorge für ein gutes Virenschutzprogramm, das sich selbst jeden Tag die neueste Version herunterlädt, ohne dass du etwas dazu tun musst. Zusätzlich kannst du regelmäßig einen Systemcheck anstoßen, bei dem das Programm deinen ganzen Rechner einmal durchforstet und eventuelle Schadsoftware identifiziert und eliminiert.
Ein Virenschutzprogramm kannst du kaufen oder auch die kostenlosen Versionen davon benutzen, wenn dich die Werbe-Popups nicht stören. Eine Übersicht über die aktuell besten Programme findest du im PC Magazin.

8. Überflüssige Dateien entfernen erhöht die Rechner-Performance:

Dein Rechner ist in letzter Zeit irgendwie langsamer geworden und lässt sich nicht mehr so leicht benutzen, wie früher? Vielleicht ist er von überflüssigen System-Dateien und -Prozessen belastet, die du eigentlich gar nicht brauchst. Um diese aufzustöbern und zu löschen, gibt es spezielle Programme (in der Basisversion ebenfalls kostenlos) wie z.B. CC Cleaner. Sie kümmern sich automatisch darum, dass dein Rechner wieder wie gewohnt seiner Arbeit nachgehen kann. Das lohnt sich wirklich. Link zum Anbieter Piriform.

Das war ein bisschen viel auf einmal? Ich habe dir alle Tipps schön übersichtlich als Checkliste zusammengefasst. Wenn du die einmal durchgearbeitet hast bekommst du deinen Rechner schnell wieder ordentlich.

Button-Checkliste-Rechner-Aufraeumen

Haben dir meine Tipps gefallen? Falls du noch Ideen hast, die zum Thema passen, hinterlasse gerne einen Kommentar. Ich würde mich freuen.

Dieser Artikel erschien als Teil der Serie 8 clevere Ideen für mehr Ordnung am PC. In der nächsten Woche geht es um Zero Inbox: Wie du Stress durch zu viele E-Mails im Posteingang vermeidest.

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