Als Selbstständige habe ich den Vor- und Nachteil, mir meine Zeit selbst einteilen zu dürfen. Ein Vorteil ist sicherlich, dass ich Kundentermine und Marketingarbeit dann eintakten kann, wenn es für mich und meine Familie möglich ist. Nachteil ist: Ich bin immer im Dienst. Jetzt, da ich diese Worte schreibe, ist es 19:46, das Baby ist gerade eingeschlafen und der Große sitzt mit dem Bauernhofspiel noch ein paar Minuten am Ipad. Später, wenn der Große dann schläft, geht es weiter am Schreibtisch. Statt Netflix heute Bloggen. Ich denke mir oft, dass ich noch effektiver werden sollte, um noch mehr in weniger Zeit zu schaffen. Ganz gesund kann das nicht sein, aber anders glaube ich auch nicht, als Unternehmerin wirklich erfolgreich sein zu können.

Ein paar konkrete Tipps, um mehr aus meiner begrenzten Zeit herauszuholen, habe ich mir bei Maria Lengmann geholt. Sie ist seit zehn Jahren selbstständig mit ihrer Agentur für SEO, Marketing und Texte, den Diginauten. Ich habe Sie gefragt, was ihre besten Tipps gegen Zeitfresser sind und wie sie selbst das Beste aus ihrem Arbeitstag herausholt. Hier kommt Marias Antwort:

Als Freiberufler und Unternehmer hat man es in Sachen Zeitfresser nicht gerade leicht. Wenn dann noch ein oder mehrere Kinder dazukommen, dann ist Zeitmangel quasi programmiert. Du kennst das auch? Willkommen! Doch keine Angst – Zeitfresser lassen sich besiegen, wenn du ihnen klar den Kampf ansagst, sie erkennst, akzeptierst und sie anschließend bewältigst. Wie das geht, erfährst du hier!

Zeitfresser Nr. 1 – die lieben E-Mails

Wer selbstständig arbeitet, für den gehören E-Mails zum Tagesgeschäft dazu – gar keine Frage. Die vielen Tipps, in denen es heißt, dass du einfach nicht auf jede E-Mail antworten musst oder dass du dein E-Mail-Programm schließt und nur 1x pro Tag öffnest, sind zwar lieb gemeint, aber nicht wirklich alltagstauglich. Für deinen beruflichen Werdegang als Freiberufler oder Unternehmer ebenso wenig.

Besser ist es, die E-Mails bewusst wahrzunehmen und sich zu entscheiden, welche Priorität diese Mails derzeit einnehmen und was damit geschehen soll. Sobald eine E-Mail in deinem Postfach landet, ist es sinnvoll, diese Mail per Vorschau auf deinem Bildschirm anzeigen zu lassen. Bei mir erscheint die Mail-Vorschau oben rechts im Bildschirm per Einblendung und zusätzlich ertönt ein unauffälliges und recht leises Pling.

Ich nehme die E-Mail wahr und entscheide,

  • ob ich sofort alles stehen und liegen lasse, um die E-Mail sofort zu bearbeiten
  • ob ich meine aktuelle Aufgabe beende und die Mail dann aufgrund ihrer Dringlichkeit direkt danach erledige
  • ob ich erst meine wichtigsten Aufgaben erledige und diese Mail später gebündelt mit anderen E-Mails bearbeite

Je nachdem, welche Einstufung die Mail bekommt, verhalte ich mich entsprechend. So ist sichergestellt, dass ich nicht wegen jeder x-beliebigen Mail in mein Postfach hüpfe, um jede Mail einzeln zu bearbeiten (auch wenn sie gerade gar nicht wichtig war), aber es ist auch sichergestellt, dass nichts untergeht, was möglicherweise mega-dringend ist.

Extra-Tipp

Sorge dafür, dass dein Posteingang möglichst immer leer ist bzw. nur die E-Mails enthält, die du aktuell bearbeitest oder die du noch bearbeiten musst. So hast du stets eine Übersicht über deine Kommunikation und To-Dos und vergisst keine Mails. [Anmerkung von Julia: Hierzu passt ganz gut mein Artikel zu Zero Inbox]

Es ist sinnvoll, die Mails zu löschen, wenn du sie nicht mehr benötigst bzw. aufheben musst und wenn sie für dich nicht von Relevanz ist. Das gilt auch für Newsletter, die du bislang vielleicht eher halbherzig gelesen hast oder fast nie reingeschaut hast – auch Newsletter, die dich gefühlt überhaupt nicht weiterbringen, dir kein gutes Gefühl geben oder die dich sogar nerven, solltest du konsequent abbestellen. Nach wenigen Wochen wirst du spürbar weniger Mail-Arbeit haben.

Deine erledigten Mails ordnest du in Ordnern oder Fächern, je nachdem, was dein Mail-Programm hergibt. Sortiere alle Mails in einzelne Ordner, die thematisch zusammengefasst werden (Oberordner/Unterordner), um Ordnung ins Postfach zu schaffen. So findest du sowohl über die Suchfunktion als auch über die Ordner möglichst zügig deine Mails, was dich der Effizienz ebenfalls wieder ein Stückchen näherbringt.

Zeitfresser Nr. 2 –Internet

Wenn dich nicht gerade E-Mails vom Arbeiten abhalten, dann ist es häufig auch das Internet, das zu einem gewaltigen Zeitfresser werden kann. Bist du auch der Meinung, dass es nicht wild ist, mal fünf Minuten auf Facebook vorbeizuschauen oder einen Artikel zu lesen, der gerade echt spannend klingt und auch nur ein paar Minuten dauert?

Keine Sorge, da geht es dir wie vielen Menschen. Fünf Minuten wirken immer wie fünf Minuten – es sind ja auch nur fünf Minuten. Blöd ist nur, wenn aus fünf Minuten 10x fünf Minuten werden, dann sind wir schon bei knapp einer Stunde.

Und nun – Hand auf’s Herz. Wie viele kleine fünf Minuten verbringst du tagsüber während der Arbeitszeit damit, dich Dingen zu widmen, die nicht so wirklich etwas mit deiner Arbeit zu tun haben oder dich beim Erledigen deiner To-Dos oder Ziele nicht voranbringen?

Rechne deine eigenen fünf Minuten einfach mal hoch … du wirst erstaunt sein.

  • 5 Minuten pro Werktag surfen = 100 Minuten pro Monat (bei 20 Werktagen) = 1,67 Stunden pro Monat = 50 Euro Verlust bei einem fiktiven Stundensatz von 30 Euro netto.
  • 5 x 5 Minuten pro Werktag surfen = 500 Minuten pro Monat (bei 20 Werktagen) = 8,33 Stunden pro Monat = 249,90 Euro Verlust bei einem fiktiven Stundensatz von 30 Euro netto.
  • 10 x 5 Minuten pro Werktag surfen = 1.000 Minuten pro Monat (bei 20 Werktagen) = 16,67 Stunden pro Monat = 500,10 Euro Verlust bei einem fiktiven Stundensatz von 30 Euro netto.
  • 24 x 5 Minuten pro Werktag surfen = 2.400 Minuten pro Monat (bei 20 Werktagen) = 40 Stunden pro Monat = 1.200 Euro Verlust bei einem fiktiven Stundensatz von 30 Euro netto.

Wie sieht’s aus: Möchtest du wirklich 500 Euro pro Monat Verlust machen, weil du zehn Mal pro Tag nur fünf Minuten surfst und liest? Was wenig klingt, kann sich hochgerechnet ganz schön summieren, daher sollten Zeitfresser durchaus ernstgenommen werden, auch wenn es „nur fünf Minuten“ sind.

Praktischer Tipp

Mit einem Zeitlimit umgehst du das Surfen und Abschweifen recht einfach. Dabei arbeitest du im Endeffekt nach dem Parkinson’schen Gesetz, welches besagt, dass sich die Zeit in dem Maße ausdehnt, wie Zeit zur Erledigung zur Verfügung steht. Wenn du dir selbst also vornimmst, dass du für eine Aufgabe zehn Minuten Zeit hast, dann wirst du diese Aufgabe (sofern es denn schaffbar ist) auch in zehn Minuten erledigt haben. Setzt du dir kein Zeitlimit, dann dauert die Aufgabe möglicherweise 30 Minuten, weil du zwischendurch noch ein wenig abschweifst oder schlichtweg länger brauchst. Das ist eine Sache des Unterbewusstseins, daher gilt es hierbei auch, genau dieses Unterbewusstsein auszutricksen.

Ich habe mir für spannende Artikel übrigens die Browser-Erweiterung Pocket installiert, bei der ich mit einem Klick Artikel für später speichern kann. Diese landen auch auf meiner Smartphone-App und werden gelesen, sobald ich abends Ruhe und Zeit habe.

Weitere Zeitfresser

Nicht nur E-Mails und das Stöbern im Netz halten uns regelmäßig vom Arbeiten ab, sondern noch zahlreiche (und ich meine zahlreiche) weitere Zeitfresser. Welche das sind? Unter anderem diese:

Häufige Zeitfresser
Nicht Nein sagen können Telefonate Unordnung und Chaos Quatschen und Plaudern
Soziale Netzwerke Smartphone und Tablet Meetings Perfektionismus
Überforderung Keine oder zu wenig Motivation Falsch oder kein Delegieren Falsche Kommunikation
Druck und Stress Tagträumen Fehlende Konzentration Aufschieberitis
falsche oder keine Planung zu viel Theorie überflüssige Anwesenheit zu viel Multi-Tasking
Ermüdung Hunger Kopfschmerzen technische Probleme
Fernsehen Pendeln Bürokratie

Egal ob es sich um Mails, Internet oder andere Zeitfresser handelt. Jeden Tag kommen uns Freiberufler, Selbstständige oder Unternehmer viele dieser Zeitfresser in die Quere und sorgen dafür, dass wir am Monatsende ein paar Euro weniger auf dem Konto haben.

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Liebe Maria, vielen Dank für deinen Artikel. Ich erkenne mich voll und ganz wieder – auch ich lenke mich nur zu gerne mit interessanten Blogposts ab oder Artikeln aus der Zeit oder Süddeutschen Zeitung, die jemand auf Facebook geteilt hat. Ab sofort muss ich mir wirklich überlegen, das Handy erst gar nicht in die Hand zu nehmen oder die Facebook-App einfach mal ungeöffnet zu lassen. Feste Zeiten für bestimmte Dinge einzuplanen, und wenn es auch „nur“ das Surfen ist, erscheint mir wirklich sinnvoll.

Zur Autorin

© Maria Lengmann

© Maria Lengmann

Maria Lengemann ist seit zehn Jahren selbstständig und Gründerin und Inhaberin der Diginauten, einer Agentur für SEO, Marketing und Texte. Mit ihrer Leidenschaft zur Arbeit, ihrer konsequenten Ausdauer und ihrem Gespür für Details betreut Maria zahlreiche Kunden weltweit. Auf www.maria-lengemann.de vermittelt sie ihr Wissen aus zehn Jahren Selbstständigkeit kostenlos durch anwendbare Strategien und Tipps. Dabei steht vor allem die Praxis im Vordergrund, denn theoretisches Wissen gibt es ihrer Meinung nach genug. Ihre Spezialgebiete: Effizienz, Produktivität, Zeit- und Selbstmanagement.

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Und nun du: Schweifst du auch gerne ab, wenn du eine wichtige Aufgabe erledigen musst? Wie viel Zeit verbringst du mit Facebook, Instagram und Co? Und wie schaffst du es, möglichst bei der Stange zu bleiben, wenn du etwas Wichtiges erledigen willst?

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